RC年終心得記錄

剛整理了一下這一年在RC累積的文件檔案,從暑假的交接會議出席名單、舍卡設計圖、到後來小淨夜市、園遊會的籌備文案等等,在RC的回憶片段接連浮現。明年海底朱要接大衛的棒當舍長,憑她在RC的經驗和討喜的人際關係來看,一定也是個可圈可點的好舍長。不過不少幹部畢業了,也有很多幹部會變得很忙,到了這個送舊迎新的時間,幹部群裡應該會換進不少新血。重要的交接會議我大概沒辦法參加(人在台灣呀!),明年的秘書人選應該也還沒確定,我就把一些心得放在這裡,一來記錄一下經驗,二來給大家做個參考吧。

 

先來講一些管理上的心得。

1.       在知道一個人很能幹之前,不要assume她很能幹,而是要花心思去摸清楚她的特長,然後讓她發展所能,並支援她所不足的地方。

在一個團體裡,每個人的長處都不同。有些人點子多,有些人效率高,有些人人際關係強,有些人能夠把事情的細節照顧得很周全。如果把事情分派下去以後就assume每個人都會把分配到的工作完成,而沒有去關心他們的進度或困難,只在他們事情做不完之後再拼命補救、甚至動肝火,都事倍功半甚至於事無補。

寫到這裡,突然覺得指揮一個團體有點像在下暗棋:你在翻開棋子之前不會知道她的強處在哪,而翻過來以後她的強處也要在對的地方才能夠發揮。越早抓到每個人的興趣、能力,越早將他們放在正確的崗位上,越能夠有效的指揮一個團體的運作。

 

2.       核心領袖(團)是決定幹部群成功與否的關鍵

經過一年的觀察,我同意在社團裡一個有擔當和熱誠的領袖是必須的。她在大家都累了的時候要鼓舞士氣,在大家忙的時候扛下做不完的社務,在需要做決定的時後果決了斷。花了我一年來同意這點,是因為我在SCI Team的時候是以完全不同的運作模式在辦活動的。在SCI Team,每個人都可以是領袖;只要你對一個活動特別有興趣,你就可以報名擔任它的 “co-chair”,號召組成一個committee,然後主導這個活動的籌辦過程。

社團跟這個很不一樣。社團需要協調的事情多很多,例如招新社員、跑贊助商、籌錢辦活動、跟政商團體社交、跟社員打好關係達到一個社團應有的團聚力等等,一大堆overhead是在SCI Team所不用煩惱的。這些事務是社團運作的一部份,也提供了只有玩社團才能學到的社會經驗。

這麼多事情,沒有一個優秀的領導團隊是辦不到的。社團不能說: oh oops, 今年沒有人有興趣設計舍卡喔,那我們不要用舍卡好了。」或是:「今年沒有人想辦club days耶,那我們不要招新舍員好了。」

讓幹部群分工合作完成這些不可或缺的任務之餘,還要保持幹部們的正面態度和衝勁,這就是優秀的領袖的功課啦。

 

3.       社團是大家的,而不是少數領導者的。

說了那麼多,都圍繞在領袖的題目上打轉。其實最厲害的領導是不用領導的,而是把社團的ownership跟所有的幹部分享。這樣一來,幹部做事就不是為了應付領導的要求,而是為了社團利益著想而自發性的付出。這點說得容易,真正要實行非常困難。要讓幹部們有足夠的發言空間、掌握一些事情的決定權、提供大家發揮的舞台,並在一舉一動間留意領導階層跟幹部間的互動關係,盡量避免由上而下的溝通方式。有如「你是XX幹部,所以這是你的責任」的話是大忌。

 

然後說一點比較technical,跟秘書這個職位比較有直接關係的東西

4.       要善用collaborative的工具

一個大的活動總是由一大群人合力才能完成,像是負責食物清單、助手名單、遊戲準備、賣票紀錄、場地布置、人手分配等等,沒有5, 6個拼命的幹部是沒辦法顧全的。而這5, 6 個人在計畫或是準備進度報告的時候,會寫下一大堆文件。這時候一個非常重要卻也很容易被忽視的問題就會很快浮現:version control.

簡單講,助手名單可能每天都會更新,如果每次開會都寄一份新的名單給幹部,到最後每個幹部都會有6, 7份不同的助手名單。然後如果遊戲部門、食物部門、活動流程部門等等也每次寄新的版本,到要辦活動的時候幹部們就會有好幾十份文件可以搞砸了。

亂七八糟的版本是問題之一,另一個問題是:如果有兩個人一起負責一個部門,那這兩人之間互相寄來寄去的版本更是會多到嚇人。

解決之道?Google Docs是不錯的選擇. 大家用同一個文件,開會直接打開就是最新版本,也可以大家同時edit它,沒有誰等誰的問題。

但是Google Docs還不是理想。文件一多,我還是覺得它太散亂,不太好整理。而且每個人都要自己整理自己的Docs,效率很差。可以簡化version control又可以達到組織文件以供下一屆的幹部參考的辦法,是大家都可以輕鬆edit的網站。

Wiki最先跳進腦裡,必竟它的設計原則就是collaborative editing,但是好像大家都不太喜歡它的syntax(有點寫程式的味道)。一個看起來還不錯的alternative Google Sites,不過我還沒在一個團體裡用過,不知道如何。

 

5.       assume大家都是超級忙的人,然後因為貴人多忘事,所以要別人做事的時候要盡力簡化,然後保持最低的expectations

要多用力的簡化呢?約一群人團聚的時候(比如要辦活動或是幹部要開會),不但時間地點要強調,還不能assume大家都知道地點在哪裡,至少要附上地圖的連結,因為你不能assume大家不知道地點的話會自己去找地圖。最好是連結之外還能直接附上地圖的screen shot,因為你不能assume大家看到連結會去點開。

有這麼嚴重嗎?

有。而且就算你把地圖都放上去了,也很有可能有人會不但不知道在哪裡,根本連要開會也不知道,因為你不能assume大家會開信箱check email。所以你有重要的事情還要加一句 「收到請回答」,然後打電話給沒回答的人。

這種近乎於babysitting的溝通方式可能會讓你很無言/苦笑/不爽/沮喪/灰心/失望,而且做幾次以後你可能會覺得你在浪費自己的時間。這時候你就需要在方便對方和消耗自己興致之間找到平衡。通常在幾個月的適應期之後,你就會知道哪些幹部有心做事,哪些幹部無法commit,而你和幹部們建立好溝通上的信任之後,就可以慢慢把這些training wheels拿掉了。

不過你跟助手或社員連絡事情的時候,就要回到最低的標準,然後盡全力把他們需要讀的東西,需要做的事情簡化到極限。(比如如果能放連結就不要叫他們去搜尋,如果能copyemail就不要放連結,如果他們不需要知道就不要讓他們知道

 

最後列幾項明年的幹部都可以想一想的問題

6.       社團的定位在哪裡

提供社員一個交朋友的機會、讓同學們在這個大學校裡找到落腳處、屬於自己的niche?向外推展發揚台灣文化?還是賺錢累積資產然後不知道花在哪裡?

如要向外推展,活動文宣必須以英文為主,中文為輔。要踏出華人圈的範疇,滲入主流社會的媒體、吸引廣大群眾。這點LE的電影節做得真的太強,到主流的電台宣傳、在Vancouver各個角落大肆張貼海報等等,值得RC好好學習。

Target audience之外,辦活動的目標也要重新評量。不知道為什麼,大家好像都隱約把「賺錢」當成活動的目標之一,甚至是衡量活動成功與否的指標。一個簡單的問題我一直找不到滿意的答案:錢賺給誰花?

目前好像是沒人花。幹部自己當然是吃不到金庫裡的錢,就連辦完活動的慶功宴都要自掏腰包;但是我們辦活動最低要求是打平,如果能賺就更好,所以連社員來我們的活動也都被我們賺錢啊!也就是說我們累積的錢也不是回饋給社員的。

錢不給幹部自肥,也不給社員回饋,只能一直往金庫裡堆。越堆越多,都在給AMS(學生自治會)生利息的。

對於社團的定位,我爸提出了一個最直接的極端例子:如果銀行裡有兩萬社款,那前1000個人入社都發給他們$10紅包,後1000個人入社之後在年終的時候再領紅包,可能馬上就可以吸引2000個社員,直接晉升成UBC最大的社團之一。由於一半的紅包在年終發,所以社團還有充分的資產可以運用。而這一年來辦的活動、收的社費、能談成的贊助等等,有這兩千人撐腰,規模都可以比現在大810倍,到最後說不定發出去兩萬還能留下一萬咧。

我不相信有哪個社長這麼有種,敢這樣玩。而且一夕之間把RC擴大10倍,幹部大概會完全負荷不來而垮台。不過這個極端例子把社員福利、社員人數、社團財產之間的平衡抓進焦點,是值得探討的議題。

 

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5 thoughts on “RC年終心得記錄

  1. ㄟ…很辛苦的感覺..
    but u seem to be 樂在其中=)

    你明年不在ubc了

    你要回台灣多久?? i’m going in september..

  2. oh my gosh!!!!
    你的blog的左下角有一個很小很小的迷你 happy faceㄟ!!!
    你知道嗎?!?!?!
    還是是給別人看的秘密?

  3. 看完這篇也是很辛苦啦… 一不小心就寫了3000多字… XD
    wordpress blog每個template都有笑臉, 藏在不同的地方. 你去找找看你的在哪裡吧.

  4. 這篇文章可花了你不少功夫吧, Billy~
    由這篇簡短的訊息中 可以發現 Billy, 你真的有用心在觀察RC整體~
    這篇文章讓我同感身受 簡單來說就是 “I CAN FEEL YOU”!!!
    有空的話 我們可以來個小交流怎麼使RC變得更好 我覺得你的想法都非常的Critical
    我相信 經過你的觀察 RC可以變得更好~

    Anyways, it is my great pleasure to meet you in RC.

  5. 當然有空啦, 過幾個禮拜我就回溫哥華了. 到時候應該要跟下一屆的RC人碰碰頭 🙂
    然後我們今年一起奮鬥的老猴們以後都會是長久的朋友的啦~~!
    比如說你跟某A小姐如果有喜事, 最好是不要忘了發喜帖給我們, 不然我們會去當wedding crashers的. XD
    But seriously though, the honor is mine to meet you and everyone else this year in RC.

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