又來了! 在開學前夕的淨心心得

距離我上次寫有關淨心舍內部運作的文章已經過了5個月。這五個月來我從GM, 到David生日, 到精采絕倫的泛舟露營, 到爬Grouse Grind, 看煙火, 漸漸和淨心打成一片。到了最後,我連考完MCAT以後也是和淨心的朋友慶祝的。 (我完全破費幫大家買啤酒啊!!! 差點破產, 下次不敢了 XD)

我也趁這個暑假, 從淨心的觀眾變成淨心的推手之一, 看事情的角度變了, 體會也不同了。在我應該要來寫申請醫學院的自傳卻又不知如何動筆的此時, 來囉嗦一下好了。

照顧幹部

開會時間

我認為管理階層照顧幹部是很基本的態度, 而我們做得很好。從五月到現在, 開過五次全體幹部的會議, 每一次的長度都訂為兩小時, 每一次都準時散會。這不是小事; 這是對幹部們時間的尊重、會議規畫的完善、和討論事情的效率。開會的時候我們也都有說有笑 (還會拿沒到的幹部來調侃XD), 但是該說甚麼、該說多久在事先都有會議召集人 (通常是舍長大衛) 擬定agenda, 一項一項討論過去,不需要在會議上談的就指派幹部私下討論, 離題了也都有人善意提醒。這麼專業的會議是我始料未及的, 也是我每次開會都充滿期待的原因。

活動出力

這一屆的台灣文化節淨心舍率眾搶「攤」成功, 包辦了小吃攤和淨心攤。動員了十幾二十個義工, 其中幹部、會員、非會員都有, 實著浩大。而我很慶幸我上次提出的以下幾點建議都有被考慮到:

1.1 動機/誘因

[…] 如果人手不夠,或是要吸引更多助理來積極參與社務,這幾點大誘因應該多加宣傳,甚至提供一些實質獎勵(像是事後的慶功宴、園遊會的彩券等等)。在活動當天,如果高層幹部能更照顧助理,像是發送果汁之類的,相信助理一定會在感激之虞,更為社團賣命。

舍團藉著台灣文化節的資源提供了: 入場門票、演唱會門票、免費午餐/午餐費、t-shirt等優惠, 順利找足人手。

1.2 助理工作內容可以更清楚

這是我的疏失,但是我並不知道當助理要花多少時間(所以我得知我應該要待8小時的時候,表情應該是(([[囧]]))。我也不知道我set up的時候要做什麼,哪些東西需要我負責等等。這也許是因為我當時沒時間去助理的meeting,但是如果meeting之後有會議記錄可以瀏覽的話,我 在活動當天也許可以更積極而有效的幫忙。

在SCI Team,活動負責人會把每一個人的負責項目照著時間排好,當天印出來發放,人手一張簡單明瞭、又personalized的指示。當然,很多突發狀況是無法預知的,每個人也都有彈性的準備。但是每個項目都有人負責,臨時有事要支援、要交替等等,一目了然。

[…]

幾點集合、幾點解散都在一開始就講清楚了, 登記要擔任義工的人都很清楚自己要工作多久, 減少很多confusion. 後面這項personalized指示在文化節比較不適用 (大家準時到攤位就好了), 不過在 RC icebreaker由於職位眾多 (小隊長, 副隊長, 主持人, 關主, 機動…), 每個職位的工作都有個人化的指示, 想必會讓活動更順暢。

1.4 分批

種田都要讓土休息了,用助理也該讓人輕鬆一下。最好的方法,也許是將活動分配成幾個時段,讓助理忙一段,休息一段。例如說,園遊會可以很清楚的分成 set up (10am-1pm)、event (1-4pm)、和clean up (4-6pm)。助理可以選擇時段報名,而非一次就投入8小時。這麼長的時間連幹部都會喊累了,要拉額外幫手只會更困難。

文化節淨心舍的攤位是彈性登記的, 每個幹部都可以登記自己要幾點到、要幾點走, 而非強行規定每人一定要待一整天。效果? 每個時段都至少有2個人, 而大多數時段都有3人以上。如果規定每個人都要待整天的話, 能幫忙的人會少很多。

以上是管理階層看得到的用心,大家拍拍手!

幹部心態

拼命的動機

接下來要談的是在表面上比較看不見的, 幹部們的心態。每次開會2小時, 幹部事前事後都要準備一堆東西, 要從台灣定東西、要聯絡商家廠商贊助機構、要計畫活動訂正講稿、要做道具做海報做刊物做網站… 花的時間一個幹部比一個幹部多, 為什麼要大家要花那麼多時間呢?

我們很多人是有書要讀、有錢要賺、有男女朋友要陪的啊!

舍長大衛想過這個問題, 而這是他的答案:

[…] 幹部體制的整合,和自己想要體驗一下管理社團的經驗.社團跟以前所參加的領袖活動相差很多.領袖活動裡的大部分人都是領袖,所以合作做事起來特別容易.社團的人只有少數是領袖,所以跟以後出社會的情況比較接近.

管理社團所遇到的挫折、獲得的成功、體會出來的心得等等, 的確是難能可貴的經驗。不過出了社會以後的環境和社團是否接近, 可能要看是哪個圈子。可以確定的是舍長這個位子需要對一個大團體負責, 需要照顧及督促手下的幹部, 需要危機處理隨機應變,是鍛鍊領導能力的極好機會。(這個機會值不值得用如此龐大的心血、時間換取, 就要等到明年再問大衛了)

不過這是舍長的動機, 其他幹部呢?

擔任領袖角色的, 多多少少也跟舍長一樣有訓練領導能力的機會。其他幹部也都有練習計畫活動、跟陌生人談公事、帶動團體氣氛、處理人際關係等等練習soft skills的可能。

而每個幹部為社團盡心盡力還有另一個很大的因素, 是因為大家已經變成很好的朋友了 (我不知道是誰說的, UBC “RC” 其實是 “Real Close” friends的意思 XD)。朋友有事情需要幫忙, 大家當然就盡量幫忙囉。

每個人的動機都有些不同, 鍛鍊能力、跟朋友一起玩、或認識新朋友等, 每項動機對每個人的重要性也都不一樣。而每個幹部願意付出的心力自然也都有所出入。這就有可能造成衝突了。

動機不夠強, 怎麼辦?

當一個幹部放棄看電視、吃飯、睡覺、做功課的時間來拼社團, 他如果看到別的幹部把社團放在後面順位, 先要把書讀好、工作做好、再和女朋友看完電影才要碰社團的事, 他可能會很不滿。他可能會認為那個幹部不夠負責, 不夠用心, 太過自私, 或是不夠熱愛這個社團。

但事實上, 可能只是兩人玩社團的動機有誤差。

由於幹部都是基於自願, 只要是他們沒答應的事情, 他們其實並沒有義務要做。不像工作: 老闆錢都付了, 員工當然是收錢做事。所以需要幹部做的事情不能用指派的, 只能用邀請的, 甚至拜託的。比方說: 一個會議我們不能要求幹部一定要參加, 我們只能希望幹部們能夠儘量出席。再比方說: 我們不能指定一個幹部在下禮拜之前完成一個任務, 我們只能問他能不能在下禮拜之前將這個任務完成。

因為做與不做, 決定權在幹部。

所以說要邀請幹部之前, 最好能訂下這個職位所需付出的時間。如果幹部答應了一個禮拜3小時, 那一個禮拜裡3小時之外的事情就是要拜託幹部多做的部分。

而做不出來的事情是在所難免的。這也是玩社團的特色之一: 有的deadline趕不上, 有的作品做不完, 有的人經驗不夠, 有的人時間不夠… 狀況永遠都有。

這個時候, 除了鼓勵能做的幹部多做, 關心失常的幹部遇到的困難, 就只能抱持著彈性, 把事情在可能的範圍裡做到最好, 然後別因為達不到當初的目標而灰心。只要大家都盡了他們能盡的力,這就是一個值得鼓勵的團隊。

漏掉的心得

沒力寫 「評國籍\種族導向的社團」、「為什麼你應該加入淨心舍」、和「淨心幹部八卦秘辛究極大爆料」等等題目了, 而且就算寫下去恐怕也會因為文章太長沒人會看。以後再說吧。

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