園遊會之--愚夫之言

繼續讀下去之前,強烈建議先讀RC園遊會一文。

以一個不熟RC內部營運、沒參加過幹部會議的外人身分發表意見好像有點狂妄自大。不過我只是基於一個,希望RC能更茁壯、辦活動更順利的友好立場來闡述我的片面觀察。如果說的不對,應該是我的觀察不夠入微,希望讀者能夠多加指點。也希望這篇粗文可以達到引起討論、reflect和分享經驗的拋磚引玉之效。

1. 人手調度

1.1 動機/誘因

我這次是第一次擔任RC助理的職務。參加過幾次活動,對RC稍有認識的我憑著擔任助理一來可以認識心朋友,二來可以玩玩遊戲開開心的原因,答應大衛的邀請。這是我答應擔任助理的動機。

如果人手不夠,或是要吸引更多助理來積極參與社務,這幾點大誘因應該多加宣傳,甚至提供一些實質獎勵(像是事後的慶功宴、園遊會的彩券等等)。在活動當天,如果高層幹部能更照顧助理,像是發送果汁之類的,相信助理一定會在感激之虞,更為社團賣命。

1.2 助理工作內容可以更清楚

這是我的疏失,但是我並不知道當助理要花多少時間(所以我得知我應該要待8小時的時候,表情應該是(([[囧]]))。我也不知道我set up的時候要做什麼,哪些東西需要我負責等等。這也許是因為我當時沒時間去助理的meeting,但是如果meeting之後有會議記錄可以瀏覽的話,我在活動當天也許可以更積極而有效的幫忙。

在SCI Team,活動負責人會把每一個人的負責項目照著時間排好,當天印出來發放,人手一張簡單明瞭、又personalized的指示。當然,很多突發狀況是無法預知的,每個人也都有彈性的準備。但是每個項目都有人負責,臨時有事要支援、要交替等等,一目了然。

1.3 文案處理可以更細心

當我從email得知 “all assistants are required to cosplay” 的時候,其實有點訝異。我答應擔任助理的時候並不知道這項提議(也許是我答應之後才通過的),而這份文案的語氣也沒有考慮到我的立場。如果信裡是說: “I know some of you weren’t at the meeting when we agreed on this, but we think that it would be a lot of fun if the assistants and execs could cosplay on the event day. If you have any concerns or need any suggestions, please let us know.” 的話,我的感覺一定會更好些。

1.4 分批

種田都要讓土休息了,用助理也該讓人輕鬆一下。最好的方法,也許是將活動分配成幾個時段,讓助理忙一段,休息一段。例如說,園遊會可以很清楚的分成set up (10am-1pm)、event (1-4pm)、和clean up (4-6pm)。助理可以選擇時段報名,而非一次就投入8小時。這麼長的時間連幹部都會喊累了,要拉額外幫手只會更困難。

不過要實行這種分工制度需要很仔細的安排,每件要照顧的事情都要考慮到,不然人手調度不順,活動有可能陷入混亂。

2. 活動主持

2.1 指揮不能多

指揮是活動的主腦。他/她(們)必須完全掌握活動的一切事宜,誰幾點該到、誰該做什麼、器材在哪裡、設備誰在顧、場地佈置、活動流程、善後事宜等等,都是由他們管理。如果指揮不直接控制這些細節,他們也該指派特定的負責人。

有突發狀況,盡量先和指揮報備。要改變計畫,一定要經過指揮同意。

在SCI Team,指揮叫做 “co-chair”,一般都是兩個人互相支援。他們會參加所有的小組會議、準備會議行程、以及操控活動動態。整個SCI Team都是指揮的人才,但是什麼活動由誰當指揮非常清楚,鮮少發生搶指揮權或沒有指揮的情況。如果覺得指揮有誤,我們也會先和指揮報告,並由他們做最後的決定。

這個「指揮」的工作不一定包含拿著麥克風對大家說話。那叫做主持(MC)。主持只是指揮的嘴巴,不能喧賓奪主,否則群龍無首,東西從東搬到西,再從西搬回東,指揮來了還要問一句:你們在幹嘛?

2.2 主持人要慎選

主持人是很難當的。如果指揮是幕後掌管活動的大腦,主持人就是團體迎接來賓的面貌、口舌。她/他必須擁有能夠掌握全場的魅力,體面討好的presentation,和最重要的:自然而得體的臨場應變。

他要懂得怎麼樣召集大家的注意力(最好不是大吼 “everyone listen up!”),怎麼樣和觀眾互動,帶動會場情緒,也要知道怎麼樣客氣的宣布活動的結束以達到漂亮的收尾。(”Everyone, the carnival is over. Please leave the building.”似乎差強人意。 “Thank you for coming to the RC Carnival today, and I hope everyone had a fantastic time! Before we wrap up this event, I would like to invite everyone in thanking ___ for organizing the carnival…” 可能好些。)

3. 活動進步

3.1 問卷調查

也許這招有點老套,也有點煩人,但是如果不收集參加活動的人的意見,很難針對來賓的需求改善活動。也許他們認為時間不好,也許他們希望有更多食物,也說不定他們認為做氣球的怪咖很讚,攤位應該要擺會場中間。

3.2 詳細紀錄

與其在下次活動的時候再絞盡腦汁,憑記憶回想這次活動的擺設、優缺點等等,不如活動完就盡快召開檢討會,在忘記之前把這次學到的心得紀錄下來,讓下次的活動更成功。

這次先寫到這裡 🙂

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4 thoughts on “園遊會之--愚夫之言

  1. 嗯..這一篇建議寫的十分用心.
    我會在開會時提出部分, 其他的列入下一年的社團經營的考量.
    我覺得這個建議尤其實用

    活動負責人會把每一個人的負責項目照著時間排好

    以後應該要做這個, 讓每個人都能夠清楚方向

    zeroratio:
    在大衛領軍之下, RC的改革之路令人期待 🙂
    趕快把理念和計畫寫出來吧!

  2. hey =)
    thanks for all the valuable feedback !
    我相信經過檢討和改善,
    會讓RC明年的活動辦得更好 :D

    ps 哈囉!! 我是海蒂美媚毆<<< 這傢伙就是把你的氣球攤位搬來搬去的那一個 …*(汗)

    很感謝你抽空來幫忙,也很高興認識你喔! (握手)

    zeroratio:
    (握手握手) Hello海蒂!很高興你願意接受這些建議 😀
    我要學的東西還多著, 還希望各位多多指教囉!

  3. Pingback: [改革之路] 四.尋尋覓覓 « 幻翔空間

  4. Pingback: 又來了! 在開學前夕的淨心心得 « ZeroRatio

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